רשימת בדיקה לפתיחת  משרד תיווך

 

תמצית מתוך קורס ניהול משרדים ויועצי נדל"ן בכירים של Nadlanline

 

מיועד למשרד חדש הפועל כמשרד לתיווך בנדל"ן, חלק מן הפעולות צריכות להתבצע במקביל, חלק מהפעולות יש לבצע לפני תחילת הפעילות העסקית הלכה למעשה .  

 

* הגדר בכתב את "האני מאמין" שלך בתחום  העסקי בענף הנדל"ן.

(למשל : אני רוצה להיות משרד התיווך הדומיננטי בהרצליה פיתוח , אני רוצה להשתכר ב "שיא הפעילות" ביותר מ 5000 דולר לחודש... , אני רוצה לראות עצמי מנהל 5 סוכני נדל"ן.... הייחוד שלי יהיה בתחום השירות ללקוח ... חדשנות בתחום הצגת נכסים ללקוחות ...וכולי)

 

* קבע בכתב שלבים להפעלת העסק  ( במונחים רציונלים ) להשגה על פי לוח זמנים .

(למשל : קבע מועד פתיחת שערי המשרד : ינואר 2010  , תחילת עבודת הסוכנים 1.2.10  וכולי... ערוך לוח פעולות צפוי לשנה שלמה מתחילת הפעילות , הגדר תאריכים וגזור מהם  לוחות זמנים אחורנית..)

 

* תאר לעצמך בכתב את דמותו של המשרד כפי שהיית רוצה לראות בעוד 3 שנים מיום הפתיחה, רשום את התיאור ושמור אותו.

(למשל : אני שואף לכך שמספר  הסוכנים הפעילים במשרדי יהיה  ב 1.1.2011  עשרה סוכנים..., אני מעוניין להגיע  למובילות אזורית  שמשמעותה כ 20% מהפעילות בנדל"ן באזור ...אני רוצה להגיע מחזור הכנסות של...)

 

* קבע במסמך כתוב את קצב החזר השקעה רצוי מבחינתך .

קצב החזר ההשקעה היינו המהירות הנמדדת במונחי שנות עבודה של העסק שבה סכום הרווח הנקי (תפעולי) המצטבר (מהשנים שעברו)  יחזיר את מלוא ההשקעה אשר בוצעה להפעלת העסק (למשל החזר השקעה מלא אחרי 4 שנות עבודה  ) השווה נתון זה לקצב החזר השקעה חליפי (בענפים אחרים..) שנה את תוכניות העבודה כדי שיובילו לשיעור סביר ותחרותי של החזר השקעה.

 

* קבע  במסמך "אבני בוחן" לבדיקת הכדאיות העסקית והגדר "יציאות" .

(למשל : איזון בהוצאות מול הכנסות תוך 6 חודשים ... רווחיות עסקית של 15 אחוז

אחרי שנת פעילות או במונחים אלטרנטיבים : 10 עסקאות למשרד בחודש השישי להפעלת המשרד... )  קבע מדד להגדרת חוסר הצלחה , אי השגת יעדים  למשל : פחות מ 4 עסקאות לחודש אני צריך לשקול סגירת העסק...

 

 

* הכן בכתב תוכנית עסקית ( בעזרת הכותרות כדלהלן)

הכנת התוכנית כמסמך פנימי או חיצוני מיועדת לצרכים רבים ובעיקר משמשת להשוואות של ביצוע מול תכנון ואו הצגה לגורמים שונים (שותפים פוטנציאלים, יועצים חיצוניים) לביקורת ולהתייחסות למידת ההיתכנות.

 

1.    השירותים שיוצעו במשרד תמורת תשלום, כותרת והסבר לכל תחום.

 

2.    מבנה והתארגנות עסקית לפעילות (פורמלית-משפטית, מנהל משרד, טקטית, שותפות אסטרטגית וכולי..) הצטרפות לרשת או פעילות עצמאית,

 

3.    שוק המטרה  :  לפי אזורים , שכונות ,פרופיל לקוחות , מוצרים נלווים, אטרקטביות המוצר, השרות , פילוח השוק (להשכרה, למכירה, לפי מחירי נכסים), סדר קדימויות ועדיפויות, ניהול נכסים, ניהול השכרות.

 

4.    הסביבה העסקית : הגורמים הפעילים , המשרדים המתחרים , יחס בלקוחות לשירותי התיווך באזור המטרה, התחליפים, יתרונות וחסרונות מוחלטים מול מתחרים, יתרונות יחסיים.

 

5.    תוכנית שיווקית של שירותי המשרד, מטרות, כלים, שיטות, כ"א ומטלות, אבני בוחן , לוח זמנים, טבלת יעדים והישגים לסוכן. הגדרה וחלוקת עמלות פנימית, סדרי טיפול , תורנויות משרד, מדיניות טיפול בנכסים בלעדיים , מדיניות הםניות במשרד, חלוקה לאזורי התמחות ופעילות לסוכנים.

 

6.    תוכנית פרסום ויח"צ למשרד ולפתיחה, .תוכנית מכירות , ( תוכנית עבודה לפי לו"ז של המוכרנים ,טבלאות הישגים צפויים ברמה אישית של הסוכנים )

 

7.    תוכנית רכישות והשקעות לצרכי המשרד, , (רכישות הוניות ,(מכשירים , מכונות ) כולל טכנולוגיות , תוכנה , מחשבים, מרכזייה, ריהוט משרדי, וכולי..

 

8.    סימולציה עסקית לפעילות בשנתיים הראשונות : הכנסות מול הוצאות לפי זמן.

      

9.    סימולציה לתזרים המזומנים הגדרת צרכי המימון, וגיוס צורכי המימון.

 

10.  שימוש בכלי סיוע עסקיים ייעודיים  (קרנות לע"ק , קרנות מט"י)

 

11. הערכת הסיכונים העסקיים בטווח , הגדרת תחום אי הוודאות , כלים לנטרול.

 

12. ה"אני מאמין "  ( האידיאולוגיה , המעוף , החזון..)

 

 

*בחירת מקום המשרד , חשיבות המיקום לעבודה השוטפת :

 

בחר אתר משרד הראוי לשמשך בפעילותך בענף הנדל"ן  ואשר יכול לפעול  כמשרדעל פי נורמות עבודה מקובלות, מעבר לכל הנושאים הפונקציונלים שעליך לבחון במשרד בטרם החלטה תן דעתך למה שהמשרד "מקרין".. "משדר".. (משרד מוזנח.. משרד יוקרתי מדי.. או ללא משרד ), על פי הכללים והמבחנים הבאים שקול  את יכולתו של המשרד לשמשך בהצלחה :

 

- מיקום אסטרטגי - בתחום מרכז הפעילות המיועד.

- גודל מתאים (לפי מספר השולחנות לסוכנים ולמזכירות).

- חזות חיצונית ופנימית.

- דימוי המרכז המסחרי והעסקים השכנים.

- המצאות שירותים.

- אופציות להרחבה או לצמצום.

- קווי תקשורת (קווי טלפון  קו נל"ן וקו פקס)

- מצב כללי של המשרד.

-  אפשרות לשילוט בולט ואפקטיבי.

- עלויות נלוות (חברת החזקה..., חשמל , מיזוג).

- חשיפה לקהל , תנועת עוברים ושבים ,(מזדמנים .., פונה לכביש ...וכולי).

- חניה  לעובדי המשרד , נגישות לרכב להצגת דירות , חניה לקוחות  המשרד.

- מיקום מתחרים.

- מחיר עלות שכירות חודשי סביר.

- דאג לאופציה להארכת חוזה .

- בצע בדיקת הגוף המשכיר  או המוכר.

- בדוק חובות ישנים של הנכס בעלי השפעה עליך : ארנונה ,חשמל, טלפון, מי שתייה, מיים רגיל,  וכולי..

 

 

* מפרט ומחירון שירותים משלימים לקוחות המשרד

רוכשי ומוכרי נכסים זקוקים בד"כ לשירותים נלווים ומשלימים אשר ובחלקם יהיו פתרונות מקומיים המבוססים על קשרים אישיים שלך , דאג להמצאות תשובות לנושאים הבאים כחלק מהשרות אותו אתה נותן ללקוחך , תשומת לבך לאיכות השרות של מומלציך :

 

1. שירותים משפטיים .

2. שירותי שמאות.

3. שירותי שיפוצים.

4. חשמלאי, מתקן מחשבים, שירותי ניקוי, שירותי ריסוס.

5. מומחים למערכות ביוב, תריסים, מיזוג אוויר, אינסטלטורים.

6. מקורות מימון למשכנתאות.

7. סוכן ביטוח.

8. מומחים למערכות סולריות, חימום דירתי מוסק.

9. גננים לגינות נוי .

10. מומחים למערכות גז.

11.ספקי מתקנים לתליית כביסה.

12. חנויות לאביזרים לבית.

 

 

* תכנן ורכוש שילוט, ציוד וריהוט משרדי.

לחזות המשרד משמעות רבה , תכנן בקפידה את רכישת הציוד והריהוט,לשילוט שולחנות בעלי תפקידים  במשרד וכולי..), תכנן את עיצובו של המשרד באופן ההולם את צרכי המשרד, דימוי המשרד (בהתאם לקהל לקוחותיו ) קח בחשבון רכישות של ציוד כדלהלן: שולחנות משרד (שמור על אחידות סגנון ) עמדות מחשב , כסאות עבודה , מדפים לאחסון , עמדות טלפון שולחניות , לוח הודעות לעובדים, פינת המתנה ללקוחות , שילוט פנימי וחיצוני במשרד , כרזות תדמית וכולי.

 

תכנן עמדת מחשב , עמדת גלישה לאינטרנט.

 

 תכנן מקום לתליית מפות אזורים אשר בהם המשרד יטפל , שווה למשרד מראה  פונקציונלי , מעודן ,סולידי ולא יוקרתי מדי , בהתאם לקהל הלקוחות עצב למשל את המשרד בסגנון היי טקי לא צעקני.. שמור על הסגנון לאורך כל הדרך, שים לבך לפרטים הקטנים (היוועץ במומחים או זהה זאת בעזרת אורחים לרגע..)

תכנן ורכוש לפי הצורך : מערכות מיזוג אוויר, מאווררים, מאפרות, תאורה, ציוד משרדי מתכלה, מערכת אזעקה.

 

 *מימון ובנקאות.

ערוך הגדרת צרכי המימון והיקף ההון החוזר לתפעול תקין של המשרד, הגדר ודאג לכיסוי סטיות ברמה סבירה .

פעל לפתיחת חשבון עסקי בבנק מסחרי עם מסגרת לפי הצרכים העסקיים הצפויים,

הגדרת מסגרות אשראי בשוטף, הלוואות לזמן ארוך וקצר, טפל בהעמדת בטוחות לרשות הבנקים המסחריים .

הגדר את נוהלי ההזמנה מספקים במשרד, נוהלי אישור החשבונות המגיעים  למשרד, נוהלי ביצוע התשלומים , נוהלי העברת המסמכים למנהלי החשבונות .

 

 

*טפל בכל צרכי  הביטוח שלך בעסק.

הגדר הערך והכן  את הסוכונים הידועים לך, ואת  הכיסוי לצורכי הביטוח בעסק :

ביטוח המשרד והעובדים .

ביטוחי מנהלים וקופות פנסיה .

ביטוחי רכב.

ביטוח אחריות מקצועית

אתר סוכן ביטוח לקבלת הצעות מחיר .

 

* קבע סדר וצורה לטיפול בלקוחות במשרד.

שיטת רישום שיחות נכנסות למשרד

גישה למערכות מידע

תיעוד פעילות עם לקוח

אופן ואחריות שמירת קשר עם הלקוחות

גישה והתייחסות ללקוח המשרד

עידוד והנעת שיווק ויראלי

תמריץ להפניות פנימיות

מדיניות הנחות במשרד

כללי השתתפות בהוצאות משרד

הפעלת תוכנית שיווקית לנכס- סדר הפעולות

 

 

* צרכי תקשורת.

בצע הגדרת צרכי התקשורת בעסק , קווי טלפון , קווי פקס , קווי נל"ן , ספקי אינטרנט,מקם תיבת דואר לקבלת תקשורת כתובה , רכישת ציוד מתאים למשרד : טלפונים חכמים , מרכזיה , מזכירה אלקטרונית , מכשיר פקס , טלפון נייד (סלולרי) משרדי, הקמת שלוחות לטלפונים (לשולחנות העבודה ), רישות מחשבים לפי הצורך ,

 

 

* טפל בכל צרכי המחשוב ותקשורת נתונים במשרד.

הגדר דרישות מחשוב  (למשל:  הנה"ח , תוכניות לניהול השיווק וכולי, מאגר נכסים, טיפול בלקוחות, מאגר מידע זמין, מעקב עבודה וביצוע ) קביעת מספר העמדות (יתכן תכנון שלבי ה"מתרחבים עם העסק" ) הגדר מדיניות גיבוי נתונים בנמשרד.

 

 

 * התארגנות לעבודה מול הרשויות .

בדוק מסי עירייה, מסי שלטים , מסי ארנונה , בדוק חיובים ומסים אנדוגנים וחוקי עזר  עירוניים , פתח תיק במע"מ (או דאג שנציגך לעניין זה יעשה זאת ), בדוק וטפל במעמדך אצל פקיד השומה (החוק מחייב אותך לדווח על פתיחת עסק ), טפל במעמדך בביטוח לאומי ,בדוק  חשבונות חשמל , חשבונות מיים  .

במידת הצורך גייס לעצמך בא-כוח לטיפול בעניינים אלו .

 

 

* היבטים משפטיים וחוזיים.

גייס לך יועץ משפטי לקבלת ייעוץ ולטיפול בנושאים הבאים : הסכמי שותפות , הקמת חברה בע"מ ורישומה הראוי , הסכם הזיכיון , חוזי שכירות , חוזי עבודה של הסוכנים , טיפול בגבייה קשה, עניינים אחרים הדורשים ייעוץ משפטי לפי שיקולך ולפי צרכי המשרד.

מומלץ לפתח קשר טוב עם יועץ משפטי שעובד בסמוך, שגם מקבל עבודות מהמשרד וגם תומך ברמה ראשונית בצרכי המשרד.

 

 

*דאג ל טיפול בספרי העסק ובהנה"ח .

שכור שירותי משרד להנה"ח  , במידת הצורך פנה למשרד לרואי חשבון ואו יועצי מס

קבע איתם הנחיות ספציפיות לצורת העבודה וניהול העבודה מולם (למשל : העברת ניירות ומסמכים, מורשה טיפול במשרד, מועדים לטיפול במאזני בוחן,  הגדר וסכם איתם את אופן  שיטת התשלום עבור שירותיהם בכתב , הכנס לתיק ספקים.

 

 

* הגדרת צרכים לכ"א ותחילת גיוס עובדים .

החל מייד באיתור מועמדים לעבודה במשרדך התואמים את הפרופיל העסקי של ציבור לקוחותיך ושל  משרדך, הגדר את צרכיך לפי שלבים ובהתאם להתפתחות העסק ,הגדר את מסלול כניסתו של כל עובד, התר לסוכנים לעבוד במשרד רק לאחר חתימה על הסכם עבודה  בד"כ כקבלני משנה,  הגדר את כל מכלול היחסיים עם העובדים (אופי העבודה , שעות העבודה , תשלום עמלות או שכר וכולי, הגשת חשבונית, הפסקת העבודה)

 

קבע כללי עבודה עם סוכני המשרד.

קבע מדיניות לגבי טיפול בלקוחות שאינם באזור התמחות  של סוכן.

קבע מדיניות לגבי טיפול בשיחות נכנסות.

קבע מדיניות של חלוקת הכנסות בעסקות מצטלבות במשרד.

 

 

*הכנות לפתיחת המשרד לקהל הרחב ( סיבה למסיבה..)

נצל את הפתיחה לעשיית יחסי ציבור, פעל בסיוע יועץ או מומחה ליחסי ציבור או באמצעים שלך על פי הנושאים הבאים:

 

1. הפץ הודעות לכל הלקוחות הפוטנציאלים בסביבה (ראה גלויות ומכתבי דוגמא ).

 

2. דאג שמועד הפתיחה לא יתנגש באירועים מושכי תשומת לב אחרים.

 

3. קשט את המשרד באופן חגיגי וערוך קבלת פנים לרשימת מוזמנים שהוזמנו

     במכתבים ואשר לצוות היכרות אישית עימם , ארוע "פתיחת המשרד".

 

4. דאג להוציא הודעות לעיתונות המקומית ואו הארצית גם כאשר נראה לך שלא יופצו.

 

5. דאג בעוד מועד לכרטיסי ביקור ,שילוט  ותצוגת נכסים במשרד , שילוט והכוונה   בסביבת  המשרד.

 

6. דאג כי כל העובדים יהיו נוכחים , דאג לסיים ההכנות במשרד לפני מועד הפתיחה.

 

7. חלק תשורה או מוצר פרסומי חינמי ביום הפתיחה.

 

 

ראה גם (ימי עיון או קורסים של Nadlanline  (:

 

1. המלצות לבחירת תוכנה לניהול עבודת התיווך והמעקב אחר לקוחות במשרד.

2. מדיניות ממריצה של יועצי נדל"ן במשרד, להצלחה במשרד.

3.  שיטות עבודה אפקטיביות של סוכני נדל"ן

4. שיטת הטיפול בקונה נכס.

5. האינטרנט וסוכן הנדל"ן – לא להתנזר, אבל לא להגזים.

6. פיתוח מחלקה לנדל"ן מסחרי במשרד.

 

עבוד על פי שיטה

 

קבע שיטת עבודה יעילה ואפקטיבית למשרד.

 .

קבע שיטת הפעלה ועבודה במשרד ,  סדר ואחריות , תלה לוח מודעות ועליו את הוראות השעה, זכור לפרגן לעובדים במשרד על השגת מטרות בלוח, הצב לוח תורנויות, ותזכורות לפעילויות משותפות של הצוות במשרד.

 

*הכנת התיקים במשרד

תיק טופסי הזמנת שירותי תיווך במשרד

תיק דואר יוצא , תיק דואר נכנס

תיק גבייה

תיק מסמכים להנה"ח

הכן תיק לסוכן.

הכן תיק לאזור התמחות.

הכן תיקים לנכסים בייצוג בלעדי.

הכן טופסי ראיון, קבלה, להתקשרות לסוכנים.